Retour sur le lancement de l’ERP chez Hemery-Hervieux avec Jean-Pascal Arcangeli
5 janvier 2023

Il y a un an, Rémi Berneau, dirigeant de l’entreprise Hemery-Hervieux s’exprimait sur le projet d’ERP, une étape significative pour la pérennité de l’entreprise. Depuis, le nouveau logiciel de gestion a été lancé, paramétré, testé et intégré.

Directeur Administratif et Financier, chef de projet de « Stream », le nom donné à l’ERP, Jean-Pascal Arcangeli revient sur le déploiement de ce nouvel outil. Un retour d’expérience sur un projet de changement de grande ampleur qui marquera, c’est sûr, un tournant pour l’entreprise.

Bonjour Jean-Pascal, pouvez-vous tout d’abord nous expliquer quel est le rôle d’un ERP et pourquoi vous avez choisi d’en intégrer un au sein d’Hemery-Hervieux ?

Un ERP, ou PGI en français, est un Progiciel de Gestion Intégrée. C’est un outil qui permet de regrouper tous les processus de l’entreprise et de stocker toutes ses données dans une base de données unique et partagée. Pour Hemery-Hervieux, nous avions trois objectifs :

• améliorer nos processus pour les fluidifier,
• éviter les ressaisies d’information,
• gagner en fiabilité et en efficacité.

Concentrer les principales fonctions de gestion de l’entreprise dans un seul logiciel favorise clairement la circulation et le partage de l’information tout en sécurisant l’utilisation des données.

Faire en sorte que le courant passe bien, c’est ce qui nous a guidés. D’où le nom de « Stream », courant ou flot en anglais, en référence au partenariat qui nous est cher avec le navigateur Arnaud Boissières.

Disposer d’un outil commun était devenu nécessaire dans le cadre de l’évolution de l’entreprise ?

Oui, l’ERP est venu répondre à un besoin que nous avions dans le cadre du rapprochement des deux entreprises, Hemery et Hervieux. Chacune opérant avec des méthodes et des outils de gestion différents,  il devenait nécessaire de centraliser l’information et d’en faciliter le partage pour mieux travailler ensemble.

Rassembler au sein d’un outil commun nos différentes activités était indispensable pour accompagner la croissance de l’entreprise. L’ERP intervient sur plusieurs volets fondamentaux : la gestion d’affaire, la vente, les achats et la gestion des stocks, la production et la comptabilité. C’était aussi l’occasion de remettre à niveau les logiciels et le matériel informatique en fin de vie.

Quelle a été la première étape dans la mise en œuvre du  projet « Stream » ?

Nous avons commencé par choisir nos partenaires. Nous avons d’abord sélectionné Central Com, basé à Redon pour la remise à niveau de notre infrastructure informatique. Nous avons aussi décidé de nous faire accompagner par un Assistant à Maitrise d’OuvrAge informatique (AMOA) avec la société E-Cosi à Nantes. Leurs équipes nous ont aidés à élaborer le cahier des charges et nous ont guidés tout au long du projet. 

Enfin, la solution d’ERP que nous avons retenue parmi une shortlist de cinq éditeurs est celle de Sylob, basé à Albi. Spécialement conçue pour les PME industrielles, nous l’avons choisie pour son ergonomie, sa facilité d’administration et surtout pour son adaptabilité. Avec une activité mixte (industrie et bâtiment), nous avions vraiment besoin d’une solution souple qui s’adapte au maximum à nos processus.

En interne, comment vous êtes-vous organisés ?

Nous avons constitué une équipe projet restreinte autour de quatre personnes qui ont fait le relais en interne. En tant que chef de projet, j’ai travaillé en étroite collaboration avec trois responsables processus activité (RPA). Nous avons exploré le logiciel et recherché les meilleurs paramétrages pour correspondre à notre fonctionnement. Nous nous réunissions au moins une journée par semaine. 

Une équipe d’utilisateurs clefs intervenait, elle, sur des points particuliers et pour valider les choix. Une fois par mois avait lieu un Comité de pilotage qui réunissait les RPA, le Chef de Projet, Rémi Berneau et le Chef de Projet du prestataire Sylob. Cette réunion permettait de faire le point sur l’avancement du projet, le budget et les arbitrages sur les orientations.

Le projet s’est déroulé en quatre phases. Pouvez-vous nous les décrire ?

La première phase a consisté à définir les processus en interne. Aidés par l’AMOA, nous avons sollicité un certain nombre de collaborateurs à travers des ateliers en petits groupes durant un mois. L’objectif : être au plus prêt des besoins du terrain.

La seconde phase a eu pour objet de rapprocher les processus du logiciel et cela nous a pris trois mois. Nous avons commencé à distance à cause du covid mais clairement, être en présentiel nous a facilité la tâche.

Après une phase de démo, nous avons affiné les paramétrages et nous sommes entrés dans la troisième phase, la plus fastidieuse, avec la préparation des données à migrer. Liste des clients et des fournisseurs, listes des articles que l’on vend, achète ou fabrique, l’équipe projet et des collaborateurs de chaque service ont tout répertorié fin 2021.

Nous devions lancer la dernière étape au 1er janvier 2022 avec la formation des collaborateurs. Nous nous sommes rendus compte que c’était trop ambitieux au regard du nombre d’informations à intégrer et du temps nécessaire pour la prise en main de l’outil. Nous l’avons finalement décalée au 1er mars et surtout, nous avons étalé le déploiement des modules fonctionnels de l’ERP.

Jusqu’à la fin de l’année, nous sommes en phase de stabilisation des processus et d’appropriation de l’outil par ses utilisateurs.

Quels sont les premiers retours suite au lancement de l’ERP au sein d’Hemery-Hervieux ?

Nous avons maintenant un historique de plusieurs mois. Ce que nous constatons, c’est que nous gagnons du temps. Nous pouvons déjà exploiter les données et nous avons établi nos premiers tableaux de bord commerciaux et de suivi d’affaires. Grâce à la centralisation des données, ils se mettent à jour directement et sont accessibles par plusieurs utilisateurs.

Avant, il fallait rapprocher les informations issues de plusieurs sources, les exporter d’un outil à l’autre, ce qui peut être source d’erreur. Là, on peut corriger tout de suite l’information qui est partagée, on gagne en fiabilité !

Le temps que l’on passait à chercher ou à croiser les données, aujourd’hui, on peut l’affecter au suivi des clients, des fournisseurs, de la qualité… Comme toutes les données sont en lien, on peut plus facilement piloter l’activité et avoir une vision globale tout en prenant du recul. On gagne aussi en sérénité !

Un an après, si vous deviez donner un conseil à une entreprise qui lance un projet d’ERP, quel serait-il ?

Je dirai, faire preuve de souplesse. Je pense que c’est ce qui nous a permis de déployer l’ERP au sein d’Hemery-Hervieux. Avec deux sociétés, deux activités proches mais des fonctionnements et des temporalités de projets différents, cela reste un projet de grande ampleur. A l’origine, nous avions un calendrier assez ambitieux et nous tablions sur 9 mois. Finalement, nous avons mis un an et cela me semble aujourd’hui beaucoup plus réaliste.

Nous avons dû adapter le projet à la disponibilité des équipes. Nous avons une activité très dynamique, il fallait donc s’occuper du quotidien tout en préparant l’avenir. Ce n’était pas toujours évident pour les équipes mobilisées sur des projets et des chantiers de trouver le temps et l’espace de se projeter dans un nouvel outil. Même si parfois c’était un peu tendu, tout le monde a joué le jeu.

Pendant cette période, nous avons connu une hausse des coûts des matières premières, ce qui nous a obligés à être particulièrement vigilants dans le suivi des affaires. Alors quand je parle de souplesse, c’est qu’il n’était pas question de faire passer l’ERP « à tout prix ». Nous avons préféré repousser les dates et étaler le déploiement des fonctionnalités plutôt que de nous mettre en difficulté.

Si la mise en oeuvre de l’ERP au sein de l’activité Hemery est en cours de finalisation, il nous reste encore un peu de travail sur l’activité Hervieux. Une fois que tout cela sera achevé, nous avons la volonté de mettre en place du contrôle de gestion. Grâce aux calculs directement réalisés par l’ERP, nous aurons une lecture plus fine et globale de notre activité et une meilleure maîtrise de nos prix de revient.

Alors, selon vous, quels sont les facteurs de réussite d’un tel projet ?

Déjà, je pense qu’il ne faut pas hésiter à se faire accompagner. Quand on part de zéro et qu’on utilise de multiples outils, c’est souvent difficile de se projeter en dehors de ses habitudes. Bénéficier d’un regard extérieur ouvre sur de nouvelles possibilités. C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles nous avons intégré des collaborateurs récemment arrivés dans l’équipe projet. Leur jeunesse et leur regard neuf sur l’entreprise ont été précieux.

J’insisterai également sur l’importance du travail préparatoire. Il permet ensuite de déployer un outil au plus près des besoins des équipes. Celles-ci doivent s’approprier de nouvelles façons de faire, comprendre la logique de l’outil et se former en fonction de leur périmètre d’intervention.

Il est donc important de respecter leur temps d’intégration et de répondre à leurs interrogations sans pour autant refaire le projet à chaque fois. Nous n’avons pas pu impliquer tous les collaborateurs à toutes les étapes mais à travers la diffusion de newsletters régulières, nous avons essayé d’embarquer toutes les équipes sur un même navire !

En tant que chef de projet, que retenez-vous de cette expérience ?

J’avais déjà participé à des renouvellements d’ERP, dans des entreprises où un système d’information partagé était déjà bien présent. Là, nous sommes partis de zéro et je dois dire, avec le recul, qu’il n’est pas évident de mesurer la marche à franchir.

Si dans une PME comme Hemery-Hervieux, la proximité est un atout pour la mise en place de ce type de projet, il n’en reste pas moins la complexité de chaque tâche et le besoin d’assurer une cohérence afin d’avoir un outil fiable. Quelle que soit la taille de l’entreprise, il faut être réactif car le moindre détail peut se révéler bloquant.

Moi qui cherchais une entreprise qui voulait faire évoluer son organisation et aller vers le contrôle de gestion, je suis ravi d’avoir pu piloter le déploiement de l’ERP qui s’inscrit dans un projet plus global de structuration de l’entreprise. Dans le but d’assurer la croissance et la pérennité de l’activité, de continuer le rapprochement entre Hemery et Hervieux, le projet d’entreprise va se poursuivre avec de nouvelles annonces en 2023.

A travers ce retour d’expérience, nous espérons donner envie à d’autres entreprises de se lancer dans ce type de projet, peut-être en 2023 ? En attendant, nous vous souhaitons une très belle année 2023.